Prozessbeschreibung

Lesen Sie hier, welche Prozessschritte zu gehen sind, damit Daten langzeitverfügbar gehalten werden.

Der LZV-Prozess

Daten langzeitverfügbar zu halten ist ein kontinuierlicher Prozess und muss für jeden neu einzuliefernden Materialbestand durchlaufen werden. Im Zuge des Onboardings werden Sie bei allen Schritten durch die am hbz angesiedelten LZV-Expert*innen der Landesinitiative angeleitet und geschult. Näheres dazu finden Sie unter Kooperationspartner werden.

Der LZV-Prozess teilt sich grundsätzlich in vier Abschnitte auf:

Vorbereitung des Materials
Einlieferung des Materials ins LZV-System
Erhaltung des Materials (kontinuierlicher Prozess)
Export des Materials

Im Folgenden erfahren Sie, was es mit den einzelnen Schritten auf sich hat. Die jeweiligen Teilprozessgrafiken sind in den vier folgenden Beschreibungen eingefügt.
Eine grafische Darstellung des Gesamtprozesses ist sowohl hier, als auch in den jeweiligen Servicebeschreibungen verlinkt.

1. Vorbereitung des Materials

Die Vorbereitung des Materials ist elementar für die Einlieferung (Ingest) in das LZV-System. In diesem Schritt werden wichtige Wegmarken für den weiteren Prozess gelegt.

Zunächst gilt es, den Ist-Stand des Materials möglichst vollständig zu erfassen und davon ausgehend das Einlieferungsverfahren und die notwendige Aufbereitung der Daten und Metadaten festzulegen.

Als Einlieferungsverfahren stehen grundsätzlich zur Verfügung:

OAI-PMH-Ingest
METS-Ingest
CSV-Ingest
BagIt-Ingest

Die zu Ihrem Einlieferungsverfahren zugehörige Schnittstelle wird in Zusammenarbeit der Techniker*innen Ihrer Hochschule und dem hbz an das LZV-System konfiguriert.

Je nach Ausgangslage des Materials sollten die dafür zuständigen Kurator*innen Ihrer Hochschule für die Aufbereitung der Daten und Metadaten entsprechend Zeit einplanen. Eine hohe Datenqualität ermöglicht nicht nur die Langzeitverfügbarkeit, sondern erleichtert auch jegliche weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten. Je nach Material sind die Anforderungen an die Metadaten sehr verschieden. Wichtig ist, sie so zu vervollständigen, dass sie die einzuliefernden Objekte möglichst genau beschreiben. Hier kann bereits heute für zukünftige Generationen mitgedacht werden, um weitere Nutzungsanforderungen zu berücksichtigen.

Für deskriptive Metadaten können zum Beispiel hinterlegt werden:

Identifikator: 263712
Rechte: https://rightsstatements.org/page/InC/1.0/?language=de
Titel: Meine Erinnerungen
Urheber: Smith, John
Zusammenfassung: Die Autobiographie von John Smith
Datum: 2015
Typ: Monographie
Format: pdf
Sprache: Deutsch

Neben deskriptiven Metadaten gib es noch weitere Beschreibungen, die je nach Material sinnvoll sind. Sobald das Material fertig aufbereitet ist, kann es losgehen mit der Einlieferung.

2. Einlieferung des Materials in das LZV-System

Zunächst wird im LZV-Testsystem gearbeitet. Hier legt der*die Bibliothekar*in den sogenannten Material Flow fest, in dem der komplette Einlieferungsworkflow für den vorliegenden Use Case, also das spezifische Material, beschrieben wird. Es wird definiert, in welchem Format das ausgewählte Material ins LZV-System eingeliefert wird. Ebenso wird deren Daten- und Ordnerstruktur, das Metadatenformat und das Ingestverfahren darin festgelegt.

Nachdem Sie das Material ins LZV-System eingeliefert haben, wird es automatisch mehreren (Viren-, Checksum- und Vailiditäts-) Prüfungen unterzogen. Je nach Ergebnis muss entschieden werden, ob die aufgetretenen Fehler lediglich dokumentiert und ansonsten ignoriert werden können, oder ob das eingelieferte Material ausgebessert werden und die Einlieferung ins LZV-System wiederholt werden muss. Ist das Assessment erfolgt, werden die Daten in den Langzeitspeicherbereich des Testsystems überführt.

Die beschriebenen Schritte sind im Einlieferungsprozess dargestellt.

3. Erhaltung des Materials (kontinuierlicher Prozess)

Um die Daten vom Testsystem in das LZV-Produktivsystem zu überführen, werden die Einstellungen aus dem Material Flow des Testsystems übernommen. Da der Ablauf bereits getestet wurde, geht es jetzt schnell: Nach dem Assessment der Daten liegt Ihr Material nun im Langzeitspeicher (Permanent Storage) des LZV-Produktivsystems.

Im Permanent Storage von Rosetta wird die Langzeitverfügbarkeit durch ein kontinuierliches Monitoring Ihrer Daten gewährleistet. Dazu werden Risikoanalysen durchgeführt und ein Preservation Plan erstellt, in dem die bestmögliche Vorgehensweise für Ihre Daten festgehalten wird, wenn ein Risiko für die Langzeitverfügbarkeit auftritt.

Wenn beispielsweise ein Dateiformat obsolet zu werden droht, gibt Rosetta eine Warnmeldung aus und stuft das Format als Risiko für die Langzeitverfügbarkeit ein. Ihre Daten können dann einfach in ein langzeitstabiles Format migriert werden, um ihren Erhalt zu sichern. Dieses Ereignis hält Rosetta in den Metadaten fest, sodass alle Vorgänge an Ihren Daten jederzeit nachvollzogen werden können. Sämtliche Entscheidungen über zu treffende Maßnahmen liegen allein bei Ihnen – die Datenhoheit verbleibt an der Hochschule.

Im Anschluss an eine Erhaltungsmaßnahme werden die Daten als neue Version im Permanentspeicher abgelegt. Auch die alte Version bleibt dabei erhalten, sollten Sie diese noch einmal benötigen. Sind ihre Objekte wieder langzeitstabil, geht das kontinuierliche Monitoring weiter.

Die grafische Darstellung des Erhaltungsprozesses ist hier für Sie hinterlegt.

4. Export des Material

Sie können jederzeit Daten aus dem LZV-System exportieren. Sie haben somit die volle Kontrolle und uneingeschränkt Zugriff auf die von Ihnen eingelieferten Materialbestände.
Die konkreten Prozessschritte für den Export finden Sie hier.